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Click n'Pay

What is Click n’Pay?

Click n ’Pay is the global solution for indirect procurement goods and services for managing compliant electronic invoices with Airbus. As our business partner, you can create and manage your invoices through the following means:

  • Coupa Supplier Portal (CSP)
  • Supplier Actionable Notification (SAN)
  • cXML, the worldwide standard communication method

The following illustration depicts the end-to-end e-invoicing flow by communication channel.

 

What Is Click N Pay

In case you are interested in implementing the cXML communication method, please contact supplier.clicknbuy@airbus.com.

Main benefits of Click n’Pay

Coupa’s native electronic invoicing module, which is an integral part of the standard Coupa suite, enables the conversion of purchase orders to compliant electronic invoices. For Airbus General Procurement, this implies a seamless flow of data through the Procure-to-Pay process – from Purchase Order to Payment – using one common tool.

The Coupa supplier portal has the following key benefits:

  • Generation of a legally compliant e-Invoice
  • All Purchase Order /Invoice documents are on the same platform
  • Easy track-and traceability of documents
  • Check the payment status of invoices
  • Management of notifications (email or SMS)
  • Recording of changes to Purchase Order and/or Invoice status

How to register for Click n’Pay

  • If you already manage a catalogue for Airbus in the CSP, the electronic invoice capability will be automatically activated for you.
  • For additional user accounts, you should contact your colleague in charge of the Click n'Buy programme, as he/she has the possibility to invite you to the CSP.  
  • If you already use the Coupa Supplier Portal for other customers, you will receive an invite from the CSP to register for an Airbus account. Afterwards, you will have the option to request to Coupa to merge your CSP accounts.
  • For suppliers not using the Coupa Supplier Portal, you will receive an initial invite from the CSP to register for an Airbus account. You can manage all additional CSP accounts by yourself, as described above. 

 

How to access Click n’Pay

Once invited, click here: https://supplier.coupahost.com/

 

How to use Click n’Pay

  • E Invoice Set-Up: you will need to add your legal entity information (name, country, addresses, Tax ID)
    Purchase Orders: you will be able to select and check your Purchase Orders
Click N Pay Account Setup
  • Invoices: you will be able to select your Purchase Orders and flip them to Invoices, check payment status of existing Invoices and create Credit Notes
  • Admin: you will be able to invite new users, request Coupa to merge your CSP accounts, edit your account settings and manage your notifications
Click N Pay Invoicing

Training manuals

Tutorial videos

1. Registration and Set-Up      
2. eInvoice Set-Up      
3. POs      
4. Invoices and Credit Notes      
5. Admin      
6. Disputed invoices      

Contacts for Customer Care

Contact Airbus Customer Care for any issue with the application, such as:

  • Problems while managing catalogue(s)
  • Question about a purchase order
  • Problems or questions about e-invoicing
  • General technical problems

Telephone: +33 (0)1 57 32 48 95

Email: support.customercare@airbus.com

Important notice: The Airbus support agent will create a ticket to record and work on the request. The ticket number should be retained to track the request status and receive optimal support.

 

Frequently asked questions

Registration & Set up

Questions   Answers
How do I get my Coupa Access / Account? An invitation will be sent to the primary contact of your company. He/she will need to register following the instructions in the invite. In case additional members of your company need to be invited, the primary contact has to invite them. The primary contact is stated in the Purchase Order sent from Click n Order (Coupa). For further details on how to invite other users in your company, please refer to the CSP guide and video tutorial.
Do I get the registration mail automatically or do I have to request it? The primary contact of your company will receive it automatically. In case you don't know who the Primary contact in your company is, this is provided in the Click n Order PO. 
When will I receive an invitation e-mail from the Coupa Supplier Portal to setup my supplier account? One week before the Go Live date. The Go Live date will be communicated in advance. For new suppliers, your contact in Airbus will provide you with further details.
How do I know whether I am the primary contact of my business? The primary contact of your business is stated on the PO sent from Click n Buy (Coupa). In case you would like to change the primary contact, then please contact Airbus Customer Care. 
How can I know whether we already have a CSP account? Please liase with the primary contact of your organisation (specified on the PO coming from Clickn Buy/ Coupa). He or she knows if an account has already been set up. Otherwise please contact Airbus Customer Care.
If my company is a group of different legal entities located in different countries, do I need to register in CSP for each entity? No,you can have the same unique account with the different legal entities created in the CSP
Is it possible to register under a common alias or do I have to provide a personal address?  Airbus recommends registering with personal e-mail addresses in the CSP. There is no limitation on how many additional users you create for your company
Which Terms of Use are to be accepted in CSP?  In the CSP you need to accept the Terms of Use of Coupa platform. Acceptance of these terms means you agree that Coupa will generate e-invoices on your behalf and that e-invoices in Coupa MUST mirror exactly the invoices in your accounting system
Where can I set my language preferences? At the bottom of the page of the CSP. For further information please check the available video tutorial and the CSP guide
Which countries/Airbus entities are concerned by the deployment of CSP? Central Entity, France and Germany are already deployed. Please refer to deployment roadmap in Airbus.com page and/or ask to your Airbus contact for further information. It is important to notice that among the entities enabled in Click n'Order, you will only be able to invoice the POs created by these 3 entities, already activited in Click n'Pay. For the rest of the entities, you will have to send paper invoices until they are activated in Click n'Pay.
If I am currently using CSP with another customer, can I add Airbus via my profile or do I need to register from the start with Airbus?   You will receive an invitation to get access to Airbus data in CSP.  Once you receive this invitation, you will have to register into CSP. Finally, you will have to merge your current account and the new one with Airbus data. There is an option in the Admin menu to request Coupa to merge both accounts to the same CSP account. 
If my company does not have a VAT ID or is VAT exempt, how should I fill the VAT ID field required during the Legal Entity Set-Up? In this case you must check the box "I would like to use this as a local tax number".  Then, you will be able to enter any registration number that your company might have. For example, if your company is based in France, you can enter the SIRET code.
 What exactly is a D.U.N.S. ID?
 Is it required for clicknbuy?
 Where can we find it?
D.U.N.S. stands for data universal numbering system. D.U.N.S. ID is a unique identification number and it is optional information. It is provided when you register at DUN & Brandstreet (D&B®). The D.U.N.S. ID is used to help predict the reliability and/or financial stability of the company in question. 

E-Invoicing

Questions Answers
How do I create an invoice without a Purchase Order?  You cannot submit invoices without purchase orders in the CSP.In this case you will need to speak to you Airbus contact for a valid Airbus Purchase Order. Please do not submit paper invoices until you have received a valid Airbus Purchase Order
Once the CSP is in place, do I have to send a hard copy of the invoice by mail in addition? No. The legally compliant invoice will be automatically generated in the CSP on your behalf. You should not send the same invoice by mail.
Where can remarks or attachments on invoices be entered?
For example an acceptance report, a delivery note number, the list of hours spent (sometimes required as receipts), etc.
Attachments and comments can be attached together with the invoice, as long as you are within the contractually agreed "framework".
While creating the invoice, you will find a field where you can attach documents. However, you may not attach an invoice as a PDF or image file, as only the invoice created in Coupa will be legally compliant for Airbus.
I already sent our invoices via AirSupply. Why should I use the CSP in addition? AirSupply is used for direct materials only, while Coupa is used for indirect materials and services.
Do I need to upload invoices generated by my organisation? No. Coupa will generate a legally compliant invoice based on the fields filled out by you in the CSP for the invoice. Airbus will not process the physical invoice (e.g. a PDF) from your organisation.
What if the quantity I want to invoice is different to the quantity on the PO? So the PO is, say, meant for 600 and I wish to invoice 200 for each of 3 months? This is possible. You can invoice partially if only a part of the goods or services that were ordered have been delivered by you. So if in this case the invoice is 200 in each month, you need to flip the PO to invoice and change the quantity to 200 and submit the invoice. Do the same in the subsequent two months.
If the PO contains an annual order, and you want to invoice monthly, this same principle can be applied. Nonetheless, in this case we recommend you to ask your requestor to do a PO per month.
Finally, if you want to invoice a certain percentage of a line item, you need to convert the percentage to the quantity or amount stated on this line item.
Is there any control check in order to not invoice twice the same line of a given PO? You can invoice the same PO line multiple times in case of partial invoicing. Only the remaining quantity on a certain line can be invoiced.
How do I split different VAT rates against only one item on the PO?  Please contact your Airbus buyer to check if to split the PO based on the different services is possible, or you can create partial invoices againts the same PO line, each of them with different VAT rate.
Is it possible to submit multiple invoices at the same time or do they need to be submitted one by one? In the CSP they need to be submitted one by one.
Can I upload the invoices massively? Is there a possibility to connect the Coupa Portal with an ERP System? On the CSP you are able to bulk export all your legal invoices. Please refer to leaflet 6 for further information.
Then, depending on the volume of the invoices, the cXML channel could be implemented to connect the Coupa Portal with an ERP System. In case you’re interested in implementing cXML, please contact supplier.clicknbuy@airbus.com or Airbus Customer Care.
 If invoices are created in Coupa, how can we include them in our own system (ERP)? The invoices data must be at first place created in your back end system. Then, you will have to fill the corresponding data in Coupa. The only invoice compliant e-invoice will be the one created in Coupa.
If you want the invoice to be created automatically in your own system and in Coupa, you should implement the cXML channel.
All other channels for invoices will be "deleted" if Coupa is becoming mandatory? The objective is to progressively switch all invoicing channels for indirect procurement to Coupa.
How will the invoices be managed while waiting for Airbus entity to become enabled in Click n' Pay if B-process is disconnected? Once B-process will be disconnected, a supplier should send the invoices through CSP. An alternative option is sending the invoice by paper, until the CSP will become available.
Must the invoice date in the CSP be identical to the date in our ERP System? Yes, the invoice date must be identical in both your own system and the CSP.
If an invoice refers to several orders, the same invoice number has to be used several times in CSP.Will this be accepted? No. Each invoice that you create in the CSP must have a unique invoice number. In this case you will need to invoice each PO separately.One Invoice One Purchase Order.
Is there any standard to be followed while giving invoice and credit note numbers, or is it automatically generated to avoid conflict? Do we have any alert if the invoice number is already used? Any invoice and credit note should have a unique number. This is the one generated by your ERP system. An error message will pop up once you try to submit an invoice with a number that was used before.
Would there be an API available to download the legal invoices from the CSP? Not at the moment, but this functionality will be enabled during a future release of the CSP. 
Can I create an invoice with invoice date more than 7 days in the past?  You can create an invoice in CSP but if the invoice date is more than 7 days in the past, it will be authomatically disputed by the system, without Airbus user intervention. You will have to create a credit note to cancel the invoice with the incorrect date and then create a new invoice within the 7 day invoice tollerance rule.
If we are a company based on one country  but we invoice sometimes with taxes of TVA of another country, could we choose the adequate taxe of TVA in CSP? Yes. If you have created different legal entities in the CSP, you need to choose them accordingly when invoicing for a certain entity.
How do I do it if all the orders are invoiced at the end of the month? When creating an invoice you can only select one PO. Every PO needs to be invoiced seperately. Remember the 7 days invoice rule.
If I have already made a partial invoice on an order in paper form, should we invoice the balance of the order in CSP  after entering into service of the Coupa system? If a PO was created in Click n Buy (Coupa), you will be able to partially invoice the remaining PO amount in CSP. If the PO was created outside of Coupa then a paper invoice is required.
If a good receipt is not yet validated by Airbus, will Coupa then put the invoice in dispute? No, the invoice will be in status "pending approval" until the purchase order is Goods Receipt (GR).
The reasons why an invoice can be in status "pending approval" are either the GR is missing, or there is a tolerance failure on the price or the extra charges.
What is the Cash accounting scheme? When it needs to be provided? What needs to be included? Cash accouting scheme is used for French invoices to select the TAX rate. It needs to be provided when submitting invoices to Airbus French entities. You need to add "VAT on payment" or leave it empty if you need "VAT on debit". Please refers to CSP guide and leaflet n°5 in Airbus.com page to get further details.
If we have additional expenses to add to the PO, or the value of the order differs from the invoice, will we get a PO ammended or should we add it as a miscellaneous cost? In case the PO amount does not match with the amount on the invoices, please contact the PO requestor.
If an invoice is disputed, will we be able to know the reason(s)?  Yes, you will have to click on the tab Invoices and select Dispute in the filter criteria. All your invoices with disputed status will be displayed. Then, you will be able to see, for each disputed invoice, the reason of the dispute and the action to do.You can also set up an e-mail notification for disputed invoices in "Notification Preferences". If you need further information, please refer to the leaflet n°4 and/or watch the video number 6 in Airbus.com page.
In case you want to contact the manager of a disputed invoice, please contact your current contact at Airbus or the requestor of the PO, that can be found under the PO details.
Why my invoice has been auto disputed ? What can I do ? Invoices with discrepancy with the PO, on currency and/or unit of mesure, will be systematically disputed (sent back to supplier).
To resolve the dispute, you will have to create a Credit Note against the disputed invoice. If you need further information, please check the leaflet number 4 in Airbus.com page.
If the payment date has expired because the goods have not been received, can we know the new payment day? If you have properly sent the corresponding invoice, the goods will be payed in the next payment run, once the goods have been received.
Can an invoice be disputed because of not conforming or not finished work? If the work is not confroming or not finished, the good receipt will not be validated, so the invoice will stay in pending approval status.
When services are invoiced, where can I specify the performance/service period if necessary? When creating your invoice, there is a field called "Supplier Note". You can add this information here.
If you are providing an engineering service, there is a tool called "Service Maestro" to manage this type of servicies. Please contact your requestor for further information.

Purchase Orders

Questions   Answers
When will I start receiving POs from Coupa? Please check the roadmap included in the CSP guide and in case of doubts please contact your Airbus contact
Will I still receive POs via e-mail as we currently do? Yes, the POs created in Click n Buy (Coupa) will be sent to you by e-mail. In the future there is the option to get the POs automatically through your system, if it's integrated with Coupa by means of cXML. In case you are interested, please contact supplier.clicknbuy@airbus.com or Airbus Customer Care. 
What if the PO is incorrect? How do I acknowledge it? For this, please contact the person at Airbus who requested the PO. He or she is able to amend the PO
How do I receive POs if I haven't set up a CSP account yet?  As part of Click n'Order, you should have already been receiving POs from Coupa though e-mail.  The registration into CSP allows you, along with other options, to see the POs already received by e-mail and also to flip your POs into Invoices.
Are the orders from AirSupply also being treated in Coupa? No. AirSupply should be used for direct materials and Coupa is to be used for indirect materials and services (General Procurement).
What happens with the orders already received through Click n' Buy? Once Live on Click n'Pay (e-invoicing), you will be able to send invoices through CSP for all orders delivered by Click n'Buy (Coupa). The same goes for orders that have been sent from Coupa before this Go Live date for Clickn'Pay.
Will all orders not invoiced and prior to our registration be included in CSP? Only orders sent from Click n Buy (Coupa) are eligeble for e-invoicing  thorugh CSP and will be included in the portal, even if those POs were sent before you registered into CSP.
Please refer to deployment roadmap in Airbus.com page and/or ask to your Airbus contact for further information about the Airbus' entities already using  Click n'Buy.
For current orders not created by Clickn'Buy, how do I send the invoices? If you are using B-Process, you can use it until the end of June 2018. After that it will go via paper. If you use classical EDI, you can keep using it until further notification.
 Which address  will appear on the POs, the Legal Entity address or the address mentioned in the profile?  The Legal Entity address is the one that will appear on the POs. All the addresses displayed in the PO are taken from the Airbus internal systems, so they will correspond to the ones you defined in your contract with the requestor.
The addresses you define in the CSP will only be taken into account to create the invoice.
 How do I know if the goods have been received?  In the Orders tab, if you click on Order Lines, you can create a view that contains the field Received. If you display this view, you will be able to see which order lines have the Goods Receipt.
If my company has several entities, will we be able to identify the orders belonging to each entity without analyzing them one by one? Yes, you will have to go to the Admin tab. For each user, you can select the customers they have access to. Even if the customer is the same, if the different entities are identified as different suppliers with a merged account, you will have a customer line per entity.
Can service providers also create catalogues or is this only intended for  physical goods?  Catalogs can be created either for goods or services.

Functionalities

Questions Answers
 Is there a cost to use this program?  No, CSP is a free tool for suppliers. It can be accessed through any web browser (i.e. Internet Explorer, Chrome, Safari).
 When we have a notification on the CSP, do we also receive the notification via e-mail? Only if you have selected this option in the CSP Admin menu. Please refer to CSP guide in Airbus.com page for further information. 
 Is there a trace of e-mails sent for order correction in the COUPA tool? If the comments are included in the CSP tool, there will be a track, otherwise the track will not be available.

Support

Questions   Answers
Do you want information or are you interested in the Machine to Machine solution (cXML) for e-invoicing? Please contact Customer Care:
-  Email: support.customercare@airbus.com (24/7)
-  Phone: +33 1 57 32 48 95  - Option 3 for Click n’Buy (Monday-Friday, Business working hours CE(S)T)
Has your question been answered? If not, please 1) check the CSP guides and videos on the Airbus.com page, 2) contact your Airbus contact  3) contact Airbus Customer Care 4) send an email to supplier.clicknbuy@airbus.com

Questions fréquemment posées

Inscription et configuration

Questions   Réponses
Comment puis-je obtenir mon accès / compte Coupa ? Une invitation sera envoyée à la personne-ressource principale de votre entreprise. Il devra s'inscrire en suivant les instructions de l'invitation.
Si d'autres membres de votre entreprise doivent être invités, le contact principal doit les inviter.
Le contact principal est indiqué dans le bon de commande envoyé par Click n Order (Coupa).
Pour plus de détails sur la façon d'inviter d'autres utilisateurs dans votre entreprise, veuillez consulter le guide CSP et le didacticiel vidéo.
Est-ce que je reçois automatiquement le courrier d'enregistrement où dois-je le demander ? Le contact principal de votre entreprise le recevra automatiquement. Dans le cas où vous ne savez pas qui est le contact principal de votre entreprise, cela est indiqué dans la commande Click n Order PO. 
Quand recevrai-je un e-mail d'invitation du Portail Fournisseurs Coupa pour configurer mon compte fournisseur ? Une semaine avant la date de mise en service. La date de mise en service sera communiquée à l'avance. Pour les nouveaux fournisseurs, votre interlocuteur chez Airbus vous fournira de plus amples informations.
Comment puis-je savoir si je suis le contact principal de mon entreprise ? Le contact principal de votre entreprise est indiqué sur le bon de commande envoyé par Click n Buy (Coupa). Si vous souhaitez changer de contact principal, veuillez contacter le service clientèle d'Airbus. 
Comment puis-je savoir si nous avons déjà un compte CSP ? Veuillez contacter le contact principal de votre organisation (spécifié sur le bon de commande provenant de Clickn Buy/Coupa). Il ou elle sait si un compte a déjà été créé. Dans le cas contraire, veuillez contacter le service clientèle d'Airbus.
Dois-je m'enregistrer dans CSP pour chaque entité si ma société est un groupe de différentes entités juridiques situées dans différents pays, ? Non, vous pouvez avoir le même compte unique auprès des différentes entités juridiques créées dans le CSP.
Est-il possible de s'enregistrer sous un pseudonyme commun ou dois-je fournir une adresse personnelle ?  Airbus recommande de s'inscrire avec des adresses e-mail personnelles dans le CSP. Il n'y a pas de limite quant au nombre d'utilisateurs supplémentaires que vous créez pour votre entreprise.
Quelles sont les conditions d'utilisation qui doivent être acceptées dans CSP ?  Dans le CSP, vous devez accepter les Conditions d'utilisation de la plateforme Coupa. L'acceptation de ces conditions signifie que vous acceptez que Coupa générera des factures électroniques en votre nom et que les factures électroniques de Coupa DOIVENT refléter exactement les factures dans votre système comptable.
Où puis-je régler mes préférences linguistiques ? Au bas de la page du CSP. Pour plus d'informations, veuillez consulter le tutoriel vidéo disponible et le guide CSP.
Quels pays/entités d'Airbus sont concernés par le déploiement du CSP ? Central Entity, la France et l'Allemagne sont déjà déployées. Veuillez vous référer à la feuille de route de déploiement sur la page Airbus.com et/ou demander à votre contact Airbus pour de plus amples informations. Il est important de noter que parmi les entités activées dans Click n'Order, vous ne pourrez facturer que les POs créés par ces 3 entités, déjà activées dans Click n'Pay. Pour les autres entités, vous devrez envoyer des factures papier jusqu'à ce qu'elles soient activées dans Click n'Pay.
Si j'utilise actuellement CSP avec un autre client, puis-je ajouter Airbus via mon profil ou dois-je m'inscrire dès le début avec Airbus ? Vous recevrez une invitation à accéder aux données d'Airbus en CSP.  Une fois que vous aurez reçu cette invitation, vous devrez vous inscrire à CSP. Enfin, vous devrez fusionner votre compte courant et le nouveau avec les données d'Airbus. Il y a une option dans le menu Admin pour demander à Coupa de fusionner les deux comptes dans le même compte CSP. 
Si mon entreprise n'a pas de numéro d'identification TVA ou si elle est exonérée de TVA, comment dois-je remplir le champ Numéro d'identification TVA requis lors de la constitution de l'entité juridique ? Dans ce cas, vous devez cocher la case "J'aimerais l'utiliser comme numéro d'identification fiscale locale".  Ensuite, vous pourrez entrer n'importe quel numéro d'enregistrement que votre entreprise pourrait avoir. Par exemple, si votre société est basée en France, vous pouvez saisir le code SIRET.
 Qu'est-ce qu'une carte d'identité du D.U.N.S. ?
 Est-il nécessaire pour le clicknknbuy ?
 Où peut-on le trouver ?
D.U.N.S. signifie Data Universal Numbering System. D.U.N.S. ID est un numéro d'identification unique et c'est une information facultative. Il est fourni lors de votre inscription chez DUN & Brandstreet (D&B®). Le D.U.N.S. ID est utilisé pour aider à prédire la fiabilité et/ou la stabilité financière de l'entreprise en question. 

Facturation électronique

Questions   Réponses
Comment puis-je créer une facture sans bon de commande ? Vous ne pouvez pas soumettre de factures sans bons de commande dans le CSP ; dans ce cas, vous devrez vous adresser à votre contact Airbus pour obtenir un bon de commande Airbus valide. Veuillez ne pas soumettre de factures papier avant d'avoir reçu un bon de commande Airbus valide.
Une fois le CSP en place, dois-je envoyer une copie papier en supplément de la facture par la poste ? Non. La facture conforme à la loi sera automatiquement générée dans le CSP en votre nom. Vous ne devez pas envoyer une copie par la poste.
Où peut-on inscrire des remarques ou des pièces jointes sur les factures ?
Par exemple, un rapport d'acceptation, un numéro de bon de livraison, la liste des heures passées (parfois requises comme reçus), etc.
Les pièces jointes et les commentaires peuvent être joints à la facture, dans la mesure où vous êtes dans le "cadre" convenu contractuellement.
Lors de la création de la facture, vous trouverez un champ où vous pouvez joindre des documents. Cependant, vous ne pouvez pas joindre une facture sous forme de fichier PDF ou d'image, car seule la facture créée dans Coupa sera légalement conforme pour Airbus.
J'ai déjà envoyé nos factures via AirSupply. Pourquoi devrais-je utiliser le CSP en supplément ? AirSupply est utilisé uniquement pour les matières premières directes, tandis que Coupa est utilisé pour les matières et services indirects.
Dois-je télécharger les factures générées par mon organisation ? Non. Coupa générera une facture conforme à la loi sur la base des champs que vous avez remplis dans le CSP pour la facture. Airbus ne traitera pas la facture physique (par exemple un PDF) de votre organisation.
Que faire si la quantité que je veux facturer est différente de la quantité sur la commande ? le bon de commande est prévu pour 600 et je souhaite facturer 200 pour chacun des 3 mois ? C'est possible. Vous pouvez facturer partiellement si vous n'avez livré qu'une partie des produits ou services commandés. Si dans ce cas la facture est de 200 par mois, vous devez retourner le bon de commande pour facturer et changer la quantité à 200 et soumettre la facture. Faites de même au cours des deux mois suivants.
Si la commande contient une commande annuelle et que vous souhaitez facturer mensuellement, le même principe peut être appliqué. Néanmoins, dans ce cas, nous vous recommandons de demander à votre demandeur de faire une commande par mois.
Enfin, si vous voulez facturer un certain pourcentage d'un poste individuel, vous devez convertir le pourcentage en quantité ou en montant indiqué sur ce poste individuel.
Existe-t-il un contrôle afin de ne pas facturer deux fois la même ligne d'une commande? Vous pouvez facturer la même ligne de commande plusieurs fois en cas de facturation partielle. Seule la quantité restante sur une certaine ligne peut être facturée.
Comment puis-je répartir les différents taux de TVA sur un seul article du bon de commande ?  Veuillez contacter votre acheteur Airbus pour vérifier s'il est possible de répartir la commande en fonction des différents services, ou si vous pouvez créer des factures partielles sur la même ligne de commande, chacune d'entre elles avec un taux de TVA différent.
Est-il possible de soumettre plusieurs factures en même temps ou faut-il les soumettre une par une ? Via le CSP, ils doivent être soumis un par un.
Puis-je télécharger les factures massivement ? Est-il possible de connecter le portail Coupa à un système ERP ? Via le CSP, vous pouvez exporter en masse toutes vos factures légales. Pour plus d'informations, reportez-vous à la brochure 6.
Ensuite, en fonction du volume des factures, le canal cXML pourrait être implémenté pour connecter le portail Coupa à un système ERP. Si vous êtes intéressé par l'implémentation du cXML, veuillez contacter supplier.clicknbuy@airbus.com ou le service clientèle d'Airbus.
 Si des factures sont créées dans Coupa, comment pouvons-nous les inclure dans notre propre système (ERP) ? Les données de factures doivent être créées en premier lieu dans votre système de back-end. Ensuite, vous devrez remplir les données correspondantes dans Coupa. La seule facture électronique conforme sera celle créée dans Coupa.
Si vous voulez que la facture soit créée automatiquement dans votre propre système et dans Coupa, vous devez implémenter le canal cXML.
Tous les autres canaux de facturation seront "supprimés" si Coupa devient obligatoire ? L'objectif est de transférer progressivement tous les canaux de facturation pour les achats indirects à Coupa.
Comment les factures seront-elles gérées en attendant que l'entité Airbus soit activée dans Click n' Pay si B-process est déconnecté ? Une fois B-process déconnecté, le fournisseur doit envoyer les factures par l'intermédiaire du CSP. Une autre option consiste à envoyer la facture sur papier, jusqu'à ce que le CSP soit disponible.
La date de facturation dans le CSP doit-elle être identique à la date dans notre système ERP ? Oui, la date de facturation doit être identique dans votre propre système et dans le CSP.
Si une facture fait référence à plusieurs commandes, le même numéro de facture doit être utilisé plusieurs fois dans CSP, sera-t-il accepté ? Non. Chaque facture que vous créez dans le FSC doit avoir un numéro de facture unique. Dans ce cas, vous devrez facturer chaque commande séparément, une seule facture et un seul bon de commande.
Y a-t-il une norme à suivre pour l'attribution des numéros de facture et de note de crédit, ou est-elle générée automatiquement pour éviter les conflits ? Avons-nous une alerte si le numéro de facture est déjà utilisé ? Toute facture et note de crédit doit porter un numéro unique. C'est celui généré par votre système ERP. Un message d'erreur s'affiche lorsque vous essayez de soumettre une facture avec un numéro qui a été utilisé auparavant.
Y aurait-il une API disponible pour télécharger les factures légales du CSP ? Pas pour le moment, mais cette fonctionnalité sera activée lors d'une prochaine version du CSP. 
Puis-je créer une facture avec la date de facturation de plus de 7 jours dans le passé ? Vous pouvez créer une facture via le CSP mais si la date de facturation est supérieure à 7 jours dans le passé, elle sera automatiquement contestée par le système, sans intervention de l'utilisateur Airbus. Vous devrez créer une note de crédit pour annuler la facture avec la date incorrecte et ensuite créer une nouvelle facture dans les 7 jours de la règle de tollerance de facture.
Si nous sommes une société basée dans un pays mais que nous facturons parfois avec les taxes de TVA d'un autre pays, pourrions-nous choisir la taxe adéquate de TVA en CSP ? Oui, si vous avez créé différentes entités juridiques dans le CSP, vous devez les choisir en conséquence lors de la facturation pour une certaine entité.
Comment faire si toutes les commandes sont facturées à la fin du mois ? Lors de la création d'une facture, vous ne pouvez sélectionner qu'une seule commande. Chaque commande doit être facturée séparément. Rappelez-vous la règle des 7 jours de facturation.
Si nous avons déjà effectué une facture partielle sur une commande papier, devons-nous facturer le solde de la commande en CSP après la mise en service du système Coupa ? Si une commande a été créée dans Click n Buy (Coupa), vous pourrez facturer partiellement le montant restant de la commande dans CSP. Si le bon de commande a été créé en dehors de Coupa, une facture papier est requise.
Si un bon reçu n'est pas encore validé par Airbus, la facture sera-t-elle contestée par Coupa ? Non, la facture sera en statut " en attente d'approbation " jusqu'à ce que la commande d'achat soit entrée de marchandises (EM).
Les raisons pour lesquelles une facture peut être en statut "en attente d'approbation" sont soit l'absence de l'EM, soit un défaut de tolérance sur le prix ou les frais supplémentaires.
Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ? Quand faut-il le fournir ? Que faut-il inclure ? Le système de comptabilité de caisse est utilisé pour les factures françaises afin de sélectionner le taux de TAXE. Elle doit être fournie lors de l'envoi des factures aux entités françaises d'Airbus. Vous devez ajouter "TVA sur paiement" ou laisser vide si vous avez besoin de "TVA sur débit". Veuillez vous référer au guide CSP et au dépliant n°5 de la page Airbus.com pour plus de détails.
Si nous avons des dépenses supplémentaires à ajouter au BC, ou si la valeur de la commande diffère de celle de la facture, obtiendrons-nous un BC modifié ou devrions-nous l'ajouter comme coût divers ? Si le montant du bon de commande ne correspond pas au montant figurant sur les factures, veuillez contacter le demandeur du bon de commande.
Si une facture est contestée, pourrons-nous en connaître la ou les raisons ?  Oui, vous devrez cliquer sur l'onglet Factures et sélectionner Dispute dans les critères de filtrage. Toutes vos factures dont le statut est contesté seront affichées. Vous pourrez alors voir, pour chaque facture contestée, la raison du litige et l'action à effectuer, et vous pourrez également configurer une notification par e-mail pour les factures contestées dans les "Préférences de notification". Pour plus d'informations, reportez-vous au dépliant n°4 et/ou regardez la vidéo n°6 sur la page Airbus.com.
Si vous souhaitez contacter le responsable d'une facture contestée, veuillez contacter votre contact actuel chez Airbus ou le demandeur de l'ordre de commande, qui se trouve sous les détails de l'ordre de commande.
Pourquoi ma facture a fait l'objet d'un litige ? Que puis-je faire ? Les factures présentant un écart par rapport au bon de commande, sur la devise et/ou l'unité de mesure, seront systématiquement contestées (retournées au fournisseur). Pour résoudre le litige, vous devrez créer une note de crédit sur la facture contestée. Pour plus d'informations, consultez le dépliant numéro 4 sur la page Airbus.com.
Si la date de paiement a expiré parce que les marchandises n'ont pas été reçues, pouvons-nous connaître le nouveau jour de paiement ? Si vous avez correctement envoyé la facture correspondante, les marchandises seront payées lors du prochain cycle de paiement, une fois que les marchandises auront été reçues.
Une facture peut-elle être contestée en raison d'un travail non conforme ou non terminé ? Si le travail n'est pas conforme ou n'est pas terminé, le bon reçu ne sera pas validé, donc la facture restera en attente d'approbation.
Lors de la facturation des services, où puis-je spécifier la période d'exécution/de service si nécessaire ? Lors de la création de votre facture, il y a un champ appelé "Note fournisseur". Vous pouvez ajouter ces informations ici.
Si vous fournissez un service d'ingénierie, il existe un outil appelé "Service Maestro" pour gérer ce type de services. Veuillez communiquer avec votre demandeur pour obtenir de plus amples renseignements

Bons de commande

Questions   Réponses
Quand vais-je commencer à recevoir des bons de commande de Coupa ? Veuillez consulter la feuille de route incluse dans le guide CSP et en cas de doute, veuillez contacter votre contact Airbus.
Vais-je continuer à recevoir des bons de commande par email comme nous le faisons actuellement ? Oui, les bons de commande créés dans Click n Buy (Coupa) vous seront envoyés par e-mail. A l'avenir, il y aura la possibilité d'obtenir les bons de commande automatiquement à travers votre système, s'il est intégré avec Coupa au moyen de cXML. Si vous êtes intéressé, veuillez contacter supplier.clicknbuy@airbus.com ou le service clientèle d'Airbus. 
Que faire si l'ordre de commande est incorrect ? Comment puis-je le reconnaître ? Pour ce faire, veuillez contacter la personne d'Airbus qui a demandé la commande. Il ou elle peut modifier la commande
Comment puis-je recevoir des bons de commande si je n'ai pas encore créé de compte CSP ? Dans le cadre de Click n'Order, vous devriez déjà avoir reçu des bons de commande de Coupa par e-mail.  L'enregistrement dans CSP vous permet, avec d'autres options, de voir les bons de commande déjà reçus par e-mail et aussi de les transformer en factures.
Les commandes d'AirSupply sont-elles également traitées à Coupa ? AirSupply doit être utilisé pour les matières directes et Coupa doit être utilisé pour les matières et services indirects (approvisionnement général).
Que se passe-t-il avec les commandes déjà reçues par Click n' Buy ? Une fois Live on Click n'Pay (e-invoicing), vous pourrez envoyer des factures via CSP pour toutes les commandes livrées par Click n'Buy (Coupa). Il en va de même pour les commandes qui ont été envoyées par Coupa avant cette date de mise en ligne pour Clickn'Pay.
Est-ce que toutes les commandes non facturées et antérieures à notre inscription seront incluses dans CSP ? Seules les commandes envoyées par Click n Buy (Coupa) sont éligibles à la facturation électronique via CSP et seront incluses dans le portail, même si elles ont été envoyées avant votre inscription au CSP.
Veuillez vous référer à la feuille de route de déploiement sur la page Airbus.com et/ou demander à votre contact Airbus des informations complémentaires sur les entités d'Airbus qui utilisent déjà Click n'Buy.
Pour les commandes en cours non créées par Clickn'Buy, comment puis-je envoyer les factures ? Si vous utilisez B-Process, vous pouvez l'utiliser jusqu'à fin juin 2018. Après cela, il sera envoyé sur papier. Si vous utilisez l'EDI classique, vous pouvez continuer à l'utiliser jusqu'à nouvel ordre.
Quelle adresse apparaîtra sur les bons de commande, l'adresse de l'entité légale ou l'adresse mentionnée dans le profil ?  L'adresse de l'entité légale est celle qui apparaîtra sur les BC. Toutes les adresses affichées dans la commande proviennent des systèmes internes d'Airbus, elles correspondent donc à celles que vous avez définies dans votre contrat avec le demandeur.
Les adresses que vous définissez dans le CSP ne seront prises en compte que pour l'établissement de la facture.
Comment puis-je savoir si les marchandises ont été reçues ?  Dans l'onglet "Ordres", si vous cliquez sur Lignes de commande, vous pouvez créer une vue qui contient la zone Réception. Si vous affichez cette vue, vous pourrez voir quelles lignes d'ordre ont l'entrée de marchandises.
Si mon entreprise a plusieurs entités, pourrons-nous identifier les commandes appartenant à chaque entité sans les analyser une par une ? Oui, vous devrez aller dans l'onglet Admin. Pour chaque utilisateur, vous pouvez sélectionner les clients auxquels ils ont accès. Même si le client est le même, si les différentes entités sont identifiées comme différents fournisseurs avec un compte fusionné, vous aurez une ligne client par entité.
Les prestataires de services peuvent-ils également créer des catalogues ou sont-ils uniquement destinés à des biens physiques ? Les catalogues peuvent être créés pour des biens ou des services.

Fonctionnalités

Questions   Réponses
 Y a-t-il un coût pour utiliser ce programme ?  Non, CSP est un outil gratuit pour les fournisseurs. Il est accessible à partir de n'importe quel navigateur Web (Internet Explorer, Chrome, Safari, etc.).
 Lorsque nous recevons une notification sur le CSP, est-ce que nous recevons également la notification par e-mail ? Uniquement si vous avez sélectionné cette option dans le menu CSP Admin. Pour plus d'informations, veuillez consulter le guide CSP sur la page Airbus.com. 
 Y a-t-il une trace d'e-mails envoyés pour correction de commande dans l'outil COUPA ? Si les commentaires sont inclus dans l'outil CSP, il y aura une piste, sinon la piste ne sera pas disponible.

Support

Questions   Réponses
Vous souhaitez obtenir des informations ou vous êtes intéressé par la solution Machine to Machine (cXML) pour la facturation électronique ? Veuillez communiquer avec le Service à la clientèle :
-  email : support.customercare@airbus.com (24/7)
-  Téléphone : +01 57 32 32 48 95 - Option 3 pour Click n'Buy (lundi-vendredi, Heures ouvrables CE(S)T)
A-t-on répondu à votre question ? Si ce n'est pas le cas, veuillez 1) consulter les guides et vidéos des CSP sur la page Airbus.com, 2) contacter votre contact Airbus, 3) contacter le service clientèle Airbus, 4) envoyer un e-mail à supplier.clicknbuy@airbus.com

Häufig gestellte Fragen

Registrierung & Einrichtung

Frage  Antwort
Wie bekomme ich meinen Coupa Access / Account? Eine Einladung wird an den Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens gesendet. Er/Sie muss sich dann gemäß den Anweisungen in der Einladung registrieren. Falls weitere Mitglieder Ihres Unternehmens eingeladen werden müssen, muss der Hauptansprechpartner sie einladen. Der Hauptansprechpartner ist in der Bestellung von Click n Order (Coupa) angegeben. Weitere Informationen darüber, wie Sie andere Benutzer in Ihr Unternehmen einladen können, finden Sie im CSP-Leitfaden und im Video-Tutorial.
Erhalte ich die Registrierungsmail automatisch oder muss ich sie anfordern? Der Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens erhält sie automatisch. Falls Sie nicht wissen, wer der Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen ist, finden Sie dies in der Click n Order PO. 
Wann erhalte ich eine Einladungs-E-Mail aus dem Coupa Lieferantenportal, um mein Lieferantenkonto einzurichten? Eine Woche vor dem Go-Live-Date. Der Go-Live-Termin wird im Voraus bekannt gegeben. Für neue Lieferanten erhalten Sie weitere Informationen von Ihrem Ansprechpartner bei Airbus.
Woher weiß ich, ob ich der Hauptansprechpartner meines Unternehmens bin? Der Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens ist auf der Bestellung von Click n Buy (Coupa) angegeben. Wenn Sie den Hauptansprechpartner ändern möchten, wenden Sie sich bitte an den Airbus-Kundendienst. 
Wie kann ich wissen, ob wir bereits ein CSP-Konto haben? Bitte wenden Sie sich an den Hauptansprechpartner Ihrer Organisation (angegeben auf der Bestellung von Clickn Buy/ Coupa). Er weiß, ob bereits ein Konto eingerichtet wurde. Andernfalls wenden Sie sich bitte an den Airbus-Kundendienst.
Wenn mein Unternehmen eine Gruppe von verschiedenen juristischen Personen mit Sitz in verschiedenen Ländern ist, muss ich mich dann für jedes Unternehmen im CSP registrieren? Nein, Sie können das gleiche eindeutige Konto mit verschiedenen juristischen Personen und Sitz in verschiedenen Ländern haben, die im CSP angelegt wurden.
Ist es möglich, sich unter einem gemeinsamen Alias zu registrieren oder muss ich eine persönliche Adresse angeben?  Airbus empfiehlt die Registrierung mit persönlichen E-Mail-Adressen im CSP. Es gibt keine Begrenzung, wie viele zusätzliche Benutzer Sie für Ihr Unternehmen anlegen.
Welche Nutzungsbedingungen sind im CSP zu akzeptieren?  Im CSP müssen Sie die Nutzungsbedingungen der Coupa-Plattform akzeptieren. Die Annahme dieser Bedingungen bedeutet, dass Sie damit einverstanden sind, dass Coupa in Ihrem Namen E-Rechnungen erstellt und dass E-Rechnungen aus Coupa genau die Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem widerspiegeln müssen.
Wo kann ich meine Spracheinstellungen vornehmen? Am Ende der Seite des CSP. Weitere Informationen finden Sie im verfügbaren Video-Tutorial und im CSP-Leitfaden.
Welche Länder/Airbus-Gesellschaften sind vom Einsatz von CSP betroffen? Die Zentraleinheit, Frankreich und Deutschland sind bereits im Einsatz. Bitte beachten Sie auch die Einsatz-Roadmap auf der Airbus.com-Seite und/oder wenden Sie sich an Ihren Airbus-Kontakt für weitere Informationen. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie unter den in Click n'Order aktivierten Einheiten nur die von diesen 3 Einheiten erstellten Bestellungen in Rechnung stellen können, die bereits in Click n'Pay aktiviert sind. Für den Rest der Unternehmen/ Gesellschaften müssen Sie Papierrechnungen senden, bis sie in Click n'Pay aktiviert sind.
Wenn ich derzeit CSP bei einem anderen Kunden verwende, kann ich Airbus über mein Profil hinzufügen oder muss ich mich von Anfang an bei Airbus registrieren?  Sie erhalten eine Einladung, um Zugang zu Airbus-Daten im CSP zu erhalten. Sobald Sie diese Einladung erhalten haben, müssen Sie sich bei CSP registrieren. Schließlich müssen Sie Ihr Girokonto mit den neuen Airbus-Daten zusammenführen. Es gibt eine Option im Admin-Menü, um Coupa aufzufordern, beide Kunden Konten mit dem gleichen CSP-Konto zusammenzuführen. 
Wenn mein Unternehmen keine Umsatzsteuer-ID hat oder von der Mehrwertsteuer befreit ist, wie soll ich das Feld Umsatzsteuer-ID ausfüllen, das während der Gründung der juristischen Person erforderlich ist? In diesem Fall müssen Sie das Kästchen "Ich möchte es als lokale Steuernummer verwenden" aktivieren.  Dann können Sie jede Registrierungsnummer eingeben, die Ihr Unternehmen haben könnte. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seinen Sitz in Frankreich hat, können Sie den SIRET-Code eingeben.
 Was genau ist eine D.U.N.S. ID?
 Wird es für Click n'buy benötigt?
 Wo können wir es finden?
D.U.N.S. steht für Data Universal Numbering System. Die D.U.N.S. ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer und stellt eine optionale Information dar. Sie wird bei der Registrierung bei DUN & Brandstreet (D&B®) bereitgestellt. Die D.U.N.S. ID wird verwendet, um die Zuverlässigkeit und/oder finanzielle Stabilität des betreffenden Unternehmens vorherzusagen. 

E-Invoicing

Frage Antwort
Wie erstelle ich eine Rechnung ohne Bestellung? In diesem Fall müssen Sie mit Ihrem Airbus-Kontakt sprechen, um eine gültige Airbus-Bestellung zu erhalten. Bitte reichen Sie keine Papierrechnungen ein, bevor Sie keine gültige Airbus-Bestellung erhalten haben.
Muss ich nach der Einführung des CSP zusätzlich eine Papierversion der Rechnung per Post zusenden? Nein. Die rechtskonforme Rechnung wird in Ihrem Namen automatisch im CSP generiert. Die Rechnung sollte nicht per Post versendet werden.
Wo können Anmerkungen oder Anhänge zu Rechnungen erfasst werden?
Zum Beispiel ein Abnahmeprotokoll, eine Lieferscheinnummer, die Liste der verbrachten Stunden (manchmal auch als Beleg erforderlich), etc.
Anhänge und Kommentare können der Rechnung beigefügt werden, sofern Sie sich innerhalb des vertraglich vereinbarten "Rahmens" befinden.
Beim Erstellen der Rechnung finden Sie ein Feld, in dem Sie Dokumente anhängen können. Sie dürfen jedoch keine Rechnung als PDF- oder Bilddatei anhängen, da nur die in Coupa erstellte Rechnung für Airbus rechtskonform ist.
Ich habe unsere Rechnungen bereits über AirSupply verschickt. Warum sollte ich das CSP zusätzlich nutzen? AirSupply wird nur für direkte Materialien verwendet, während Coupa für indirekte Materialien und Dienstleistungen verwendet wird.
Muss ich Rechnungen hochladen, die von meiner Organisation erstellt wurden? Nein. Coupa erstellt eine rechtskonforme Rechnung auf der Grundlage der von Ihnen im CSP für die Rechnung ausgefüllten Felder. Airbus wird die physische Rechnung (z.B. ein PDF) Ihrer Organisation nicht bearbeiten.
Was passiert, wenn die Menge die ich in Rechnung stellen möchte, von der Menge in der Bestellung abweicht? Die Bestellung ist also beispielsweise für 600 bestimmt und ich möchte 200 für jeden der 3 Monate in Rechnung stellen? Das ist möglich. Sie können eine Teilrechnung erstellen, wenn nur ein Teil der bestellten Waren oder Dienstleistungen von Ihnen geliefert wurde. Wenn also in diesem Fall die Rechnung 200 in jedem Monat beträgt, müssen Sie die Bestellung in Rechnung stellen und die Menge auf 200 ändern und die Rechnung einreichen. Das Gleiche gilt für die folgenden zwei Monate.
Wenn die Bestellung eine Jahresbestellung enthält und Sie monatlich fakturieren möchten, kann dasselbe Prinzip angewendet werden. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen jedoch, Ihren Antragsteller zu bitten, eine Bestellung pro Monat durchzuführen.
Wenn Sie schließlich einen bestimmten Prozentsatz einer Belegposition in Rechnung stellen möchten, müssen Sie den Prozentsatz in die Menge oder den Betrag umrechnen, die in dieser Belegposition angegeben ist.
Gibt es eine Kontrollprüfung, um nicht doppelt die gleiche Zeile einer bestimmten Bestellung zu berechnen? Sie können dieselbe Bestellzeile im Falle einer Teilfakturierung mehrfach fakturieren. Es kann nur die Restmenge auf einer bestimmten Zeile fakturiert werden.
Wie kann ich verschiedene Mehrwertsteuersätze auf nur eine Position in der Bestellung aufteilen?  Bitte wenden Sie sich an Ihren Airbus-Käufer, um zu prüfen, ob eine Aufteilung der Bestellung nach den verschiedenen Dienstleistungen möglich ist, oder ob Sie Teilrechnungen wieder in derselben Bestellzeile erstellen können, jeweils mit unterschiedlichem Mehrwertsteuersatz.
Ist es möglich, mehrere Rechnungen gleichzeitig einzureichen oder müssen Rechnungen einzeln eingereicht werden? Im CSP müssen Rechnungen nacheinander eingereicht werden.
Kann ich die Rechnungen in großen Mengen hochladen? Gibt es die Möglichkeit, das Coupa Portal mit einem ERP-System zu verbinden Auf dem CSP können Sie alle Ihre gesetzlichen Rechnungen in großen Mengen exportieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Merkblatt 6.
Je nach Umfang der Rechnungen kann dann der cXML-Kanal implementiert werden, um das Coupa-Portal mit einem ERP-System zu verbinden. Wenn Sie an der Implementierung von cXML interessiert sind, wenden Sie sich bitte an supplier.clicknbuy@airbus.com oder den Airbus-Kundendienst.
 Wenn Rechnungen in Coupa erstellt werden, wie können wir diese dann in unser eigenes System (ERP) aufnehmen? Die Rechnungsdaten müssen an erster Stelle in Ihrem Backend-System angelegt sein. Dann müssen Sie die entsprechenden Daten in Coupa ausfüllen. Die einzige rechnungsfähige E-Rechnung ist die in Coupa erstellte.
Wenn Sie möchten, dass die Rechnung in Ihrem eigenen System und in Coupa automatisch erstellt wird, sollten Sie den cXML-Kanal implementieren. Wenn Sie an der Implementierung von cXML interessiert sind, wenden Sie sich bitte an supplier.clicknbuy@airbus.com oder den Airbus-Kundendienst.
Alle anderen Kanäle für Rechnungen werden "gelöscht", wenn Coupa obligatorisch wird? Ziel ist es, schrittweise alle Rechnungskanäle für die indirekte Beschaffung auf Coupa umzustellen.
Wie werden die Rechnungen verwaltet, während sie darauf warten, dass die Airbus-Einheit in Click n' Pay aktiviert wird, wenn und der B-Prozess getrennt wird? Sobald der B-Prozess getrennt wird, sollte ein Lieferant die Rechnungen über CSP versenden. Eine alternative Möglichkeit ist der Versand der Rechnung auf Papier, bis das CSP verfügbar wird.
Muss das Rechnungsdatum im CSP mit dem Datum in unserem ERP-System identisch sein? Ja, das Rechnungsdatum muss sowohl im eigenen System als auch im CSP identisch sein.
Wenn sich eine Rechnung auf mehrere Bestellungen bezieht, muss die gleiche Rechnungsnummer im CSP mehrfach verwendet werden. Wird dies akzeptiert? Nein. Jede Rechnung die Sie im CSP erstellen, muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben. In diesem Fall müssen Sie jede Bestellung separat in Rechnung stellen: Eine Rechnung per Bestellung.
Ist bei der Vergabe von Rechnungs- und Gutschriftsnummern ein Standard zu beachten oder wird dieser automatisch generiert um Konflikte zu vermeiden? Bekommt man eine Benachrichtigung, wenn die Rechnungsnummer bereits verwendet wird? Jede Rechnung und Gutschrift sollte eine eindeutige Nummer haben. Dies ist diejenige, die von Ihrem ERP-System generiert wird. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie versuchen, eine Rechnung mit einer zuvor verwendeten Nummer einzureichen.
Gibt es eine API zum herunterladen der legalen Rechnungen von CSP? Im Moment nicht, aber diese Funktionalität wird bei einem zukünftigen Release des CSP aktiviert. 
Kann ich eine Rechnung mit einem Rechnungsdatum das mehr als 7 Tage zurückliegt erstellen?  Sie können eine Rechnung in CSP erstellen, aber wenn das Rechnungsdatum mehr als 7 Tage in der Vergangenheit liegt, wird es vom System automatisch und ohne Eingriff des Airbus-Benutzers bestritten. Sie müssen eine Gutschrift erstellen, um die Rechnung mit dem falschen Datum zu stornieren, und dann eine neue Rechnung innerhalb der 7-Tage-Regel der Rechnungsabweichung erstellen.
Wenn wir ein Unternehmen mit Sitz in einem Land sind, aber manchmal mit Steuern von TVA eines anderen Landes fakturieren, könnten wir dann die angemessene Steuer von TVA in CSP wählen? Ja, wenn Sie verschiedene juristische Personen im CSP angelegt haben, müssen Sie diese bei der Rechnungsstellung für eine bestimmte Person entsprechend auswählen.
Wie kann ich alle Bestellungen am Ende des Monats in Rechnung stellen? Beim Erstellen einer Rechnung können Sie nur eine Bestellung auswählen. Jede Bestellung muss separat in Rechnung gestellt werden. Denken Sie an die 7-Tage-Rechnungsregel.
Wenn ich bereits eine Teilrechnung auf eine Bestellung in Papierform ausgestellt habe, sollen wir dann den Saldo der Bestellung nach Inbetriebnahme des Coupa-Systems in CSP in Rechnung stellen? Wenn eine Bestellung in Click n Buy (Coupa) erstellt wurde, können Sie den verbleibenden Bestellbetrag in CSP teilweise in Rechnung stellen. Wenn die Bestellung außerhalb von Coupa angelegt wurde, ist eine Papierrechnung erforderlich.
Wenn ein Wareneingang noch nicht von Airbus bestätigt wurde, wird Coupa dann die Rechnung in Frage stellen? Nein, die Rechnung befindet sich im Status "pending approval", bis die Bestellung im Wareneingang (WE) ist.
Die Gründe, warum eine Rechnung den Status "pending approval" haben kann, sind entweder dass der WE oder ein Toleranzfehler beim Preis oder den Zusatzkosten fehlt.
Was ist das Cash Accounting System? Wann muss es bereitgestellt werden? Was muss berücksichtigt werden? Das Cash-Accouting-System wird für französische Rechnungen verwendet, um den TAX-Satz auszuwählen. Sie muss bei der Einreichung von Rechnungen an französische Airbus-Gesellschaften vorgelegt werden. Sie müssen "VAT on payment" hinzufügen oder leer lassen, wenn Sie "VAT on debit" benötigen. Bitte beachten Sie den CSP-Leitfaden und das Merkblatt Nr. 5 auf der Airbus.com-Seite, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn wir zusätzliche Kosten für die Bestellung haben oder der Wert der Bestellung von der Rechnung abweicht, müssen wir dann eine Bestellung ändern oder sollten wir sie als sonstige Kosten hinzufügen? Sollte der Bestellbetrag nicht mit dem Betrag auf den Rechnungen übereinstimmen, wenden Sie sich bitte an den Besteller.
Wenn eine Rechnung beanstandet wird, können wir dann den Grund/ die Gründe einsehen?  Ja, Sie müssen auf die Registerkarte "Rechnungen" klicken und in den Filterkriterien "Disput" auswählen. Es werden alle Ihre Rechnungen mit dem Status Disputiert (gecancelt) angezeigt. Sie können dann für jede abgelehnte Rechnung den Grund der Ablehnung und die zu ergreifenden Maßnahmen einsehen und unter "Benachrichtigungseinstellungen" eine E-Mail-Benachrichtigung für abgelehnte Rechnungen einrichten. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie sich bitte das Merkblatt Nr. 4 durch und/oder schauen Sie sich das Video Nr. 6 auf der Airbus.com-Seite an.
Wenn Sie den Manager einer beanstandeten Rechnung kontaktieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren aktuellen Ansprechpartner bei Airbus oder an den Antragsteller der Bestellung, der sich unter den Bestelldaten befindet.
Warum wurde meine Rechnung automatisch beanstandet? Was kann ich tun? Rechnungen mit Abweichungen zur Bestellung, in Währung und/oder Maßeinheit, werden vom System automatisch beanstandet (an den Lieferanten zurückgesandt).
Um solche Fälle zu lösen, müssen Sie eine Gutschrift auf die beanstandete Rechnung erstellen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie bitte das Merkblatt Nummer 4 auf der Airbus.com-Seite.
Wenn das Zahlungsziel abgelaufen ist, weil die Ware nicht eingegangen ist, haben wir dann eine Möglichkeit den neuen Zahlungstag zu erfahren? Wenn Sie die entsprechende Rechnung ordnungsgemäß versandt haben, wird die Ware beim nächsten Zahlungslauf nach Erhalt der Ware bezahlt.
Kann eine Rechnung wegen nicht konformer oder nicht fertiger Arbeit beanstandet werden? Wenn die Arbeiten nicht bestätigt oder nicht abgeschlossen sind, wird der Wareneingang nicht validiert, sodass die Rechnung im Status der ausstehenden Genehmigung bleibt.
Wo kann ich bei der Abrechnung von Leistungen ggf. den Leistungs-/Leistungszeitraum angeben? Bei der Erstellung Ihrer Rechnung gibt es ein Feld namens "Lieferantenhinweis". Solche Informationen können hier hinzufügt werden.
Wenn Sie einen Engineering-Service anbieten, gibt es ein Tool namens "Service Maestro", um diese Art von Service zu verwalten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner.

Bestellungen

Frage   Antwort
Wann erhalte ich Bestellungen von Coupa? Bitte beachten Sie die im CSP-Leitfaden enthaltene Roadmap und wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Airbus-Kontakt.
Erhalte ich weiterhin Bestellungen per E-Mail, wie bisher? Ja, die in Click n Buy (Coupa) erstellten Bestellungen werden Ihnen per E-Mail zugesandt. In Zukunft gibt es die Möglichkeit, die Bestellungen automatisch über Ihr System zu beziehen, wenn es mit Coupa mittels cXML integriert ist. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an supplier.clicknbuy@airbus.com oder den Airbus-Kundendienst. 
Was passiert, wenn die Bestellung falsch ist? Wie kann sie geändert werden? Wenden Sie sich dazu bitte an die Person bei Airbus, die die Bestellung abgegeben hat. Diese Person ist dann in der Lage, die Bestellung zu ändern.
Wie erhalte ich Bestellungen, wenn ich noch kein CSP-Konto eingerichtet habe?  Als Teil von Click n'Order sollten Sie bereits POs von Coupa per E-Mail erhalten haben. Die Registrierung in CSP ermöglicht es Ihnen, unter anderem, die bereits per E-Mail erhaltenen Bestellungen zu sehen und Ihre Bestellungen in Rechnungen umzuwandeln.
Werden die Aufträge von AirSupply auch in Coupa bearbeitet? Nein. AirSupply sollte weiterhin für direkte Materialien verwendet werden und Coupa für indirekte Materialien und Dienstleistungen (General Procurement).
Was passiert mit den bereits erhaltenen Bestellungen durch Click n' Buy?
Sobald Sie Live auf Click n'Pay (E-Invoicing) sind, können Sie Rechnungen für alle von Click n'Buy (Coupa) gelieferten Bestellungen über CSP versenden. Gleiches gilt für Bestellungen, die vor diesem Go-Live-Termin für Clickn'Pay von Coupa verschickt wurden..
Werden alle Bestellungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden aber vor unserer Coupa Registrierung gesendet wurden in das CSP aufgenommen? Nur Bestellungen, die von Click n Buy (Coupa) gesendet werden, sind für die elektronische Rechnungsstellung über CSP geeignet und werden in das Portal aufgenommen, auch wenn diese POs gesendet wurden, bevor Sie sich bei CSP registriert haben.
Bitte beachten Sie die Einsatz-Roadmap auf der Airbus.com-Seite und/oder wenden Sie sich an Ihren Airbus-Kontakt, um weitere Informationen über die Airbus-Gesellschaften zu erhalten, die bereits Click n'Buy nutzen.
Wie versende ich Rechnungen für aktuelle Bestellungen, die nicht von Clickn'Buy erstellt wurden?
Wenn Sie den B-Prozess verwenden, können Sie diesen bis Ende Juni 2018 nutzen. Danach geht es über Papier. Wenn Sie klassisches EDI verwenden, können Sie dies bis auf weiteres verwenden.
Welche Adresse wird auf den POs erscheinen? Die der juristischen Person oder die der im Profil genannten Adresse?  Die Adresse der juristischen Person ist diejenige, die auf den Bestellungen erscheinen wird. Alle in der Bestellung angezeigten Adressen werden aus den Airbus-internen Systemen übernommen, sodass sie denjenigen entsprechen, die Sie in Ihrem Vertrag mit dem Antragsteller definiert haben.
Die Adressen, die Sie im CSP definieren, werden nur bei der Erstellung der Rechnung berücksichtigt.
 Woher weiß ich, ob die Ware eingegangen ist?  Wenn Sie auf der Registerkarte der Bestellungen auf Order Lines klicken, können Sie eine Ansicht erstellen, die das Feld "Received" enthält. Wenn Sie diese Sicht anzeigen, sehen Sie, welche Auftragszeilen bereits den Wareneingang haben.
Wenn mein Unternehmen mehrere Einheiten hat, können wir dann die zu jeder Einheit gehörenden Aufträge identifizieren, ohne sie einzeln zu analysieren? Ja, hierfür müssen Sie zur Registerkarte Admin gehen. Für jeden Benutzer können Sie die Kunden auswählen, die Zugriff haben soll. Selbst wenn der Kunde derselbe ist, und verschiedene Einheiten als verschiedene Lieferanten mit einem fusionierten Konto identifiziert werden, haben Sie eine Kundenzeile pro Einheit.
Können Dienstleister auch Kataloge erstellen oder ist dies nur für Sachgüter vorgesehen?  Kataloge können entweder für Waren oder Dienstleistungen erstellt werden.

Funktionalitäten

Frage Antwort
Entstehen Kosten für die Nutzung dieses Programms?  Nein, CSP ist ein kostenloses Werkzeug/ Portal für Lieferanten. Der Zugriff erfolgt über jeden Webbrowser (z.B. Internet Explorer, Chrome, Safari).
Wenn wir eine Benachrichtigung über den CSP erhalten, erhalten wir diese Benachrichtigung auch per E-Mail?
Nur wenn Sie diese Option im CSP-Admin-Menü ausgewählt haben. Weitere Informationen finden Sie im CSP-Leitfaden auf der Airbus.com-Seite. 
 Gibt es eine Verfolgung von E-Mails, die zur Bestellkorrektur im COUPA-Tool gesendet wurden? Wenn die Kommentare im CSP-Tool enthalten sind, gibt es einen Track (Verfolgung), sonst ist der Track nicht verfügbar.

Unterstützung

Frage Antwort
Sie benötigen Informationen oder interessieren sich für die Machine to Machine Lösung (cXML) für das E-Invoicing? Bitte kontaktieren Sie den Kundendienst:
-  Email: support.customercare@airbus.com (24/7)
-  Phone: +33 1 57 32 48 95  - Option 3 für Click n'Buy (Montag-Freitag, Geschäftszeiten CE(S)T)
Wurde(n) Ihre Frage(n) beantwortet? Wenn nicht, überprüfen Sie bitte 1) die CSP-Leitfäden und Videos auf der Airbus.com-Seite, 2) kontaktieren Sie Ihren Airbus-Ansprechpartner 3) kontaktieren Sie den Airbus-Kundendienst 4) senden Sie eine E-Mail an supplier.clicknbuy@airbus.com

Preguntas frecuentes

Registro y configuración

Pregunta Respuesta
¿Cómo puedo obtener mi Cuenta / Acceso a Coupa? Se enviará una invitación al contacto principal de su empresa. Deberá registrarse siguiendo las instrucciones de la invitación. En caso de que sea necesario invitar a otros miembros de su empresa, el contacto principal tiene que invitarlos. El contacto principal se indica en el pedido enviado desde Click n Order (Coupa). Para más detalles sobre cómo invitar a otros usuarios de su empresa, consulte la guía CSP y el vídeo tutorial.
¿Recibiré el correo de registro automáticamente o tengo que solicitarlo? El contacto principal de su empresa lo recibirá automáticamente. En caso de que no sepa quién es el contacto principal de su empresa, esto se proporciona en el pedido de Click n' Order. 
¿Cuándo recibiré un correo electrónico de invitación al Portal de Proveedores de Coupa para configurar mi cuenta de proveedor? Una semana antes de la implantación de Click n'Pay. La fecha de puesta en marcha se comunicará con antelación. Para nuevos proveedores, su contacto en Airbus le proporcionará más detalles.
¿Cómo puedo saber si soy el contacto principal de mi empresa? El contacto principal de su negocio se indica en el pedido enviado desde Click n'Buy (Coupa). En caso de que desee cambiar el contacto principal, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Airbus. 
¿Cómo puedo saber si ya tenemos una cuenta CSP? Por favor, póngase en contacto con el contacto principal de su organización (especificado en el pedido procedente de Click n'Buy/ Coupa). Él o ella sabe si ya se ha creado una cuenta. De lo contrario, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Airbus. 
Si mi empresa es un grupo de diferentes entidades legales ubicadas en diferentes países, ¿necesito registrarme en CSP para cada entidad? No, usted puede tener la misma cuenta única con las diferentes entidades legales creadas en el CSP.
¿Es posible registrarse con un alias común o tengo que proporcionar una dirección personal?  Airbus recomienda registrarse con direcciones de correo electrónico personales en el CSP. No hay ninguna limitación en cuanto al número de usuarios adicionales que puede crear para su empresa.
¿Qué condiciones de uso deben aceptarse en CSP?  En el CSP es necesario aceptar los Términos de Uso de la plataforma Coupa. La aceptación de estos términos significa que usted acepta que Coupa generará facturas electrónicas en su nombre y que las facturas electrónicas en Coupa DEBEN reflejar exactamente las facturas en su sistema contable.
¿Dónde puedo establecer mis preferencias de idioma? Al final de la página del CSP. Para más información consulte el video tutorial disponible y la guía CSP
¿En qué países/entidades de Airbus sera implementada la tecnología CSP? La Entidad Central, Francia y Alemania ya están desplegadas. Consulte la hoja de ruta de despliegue en la página de Airbus.com y/o pregunte a su contacto de Airbus para obtener más información. Es importante destacar que entre las entidades habilitadas en Click n'Order, sólo podrá facturar los pedidos creados por estas 3 entidades, ya activadas en Click n'Pay. Para el resto de las entidades, tendrá que enviar facturas en papel hasta que se activen en Click n'Pay.
Si actualmente estoy utilizando CSP con otro cliente, ¿puedo añadir Airbus a través de mi perfil o tengo que registrarme desde el principio con Airbus?   Recibirá una invitación para acceder a los datos de Airbus en CSP.  Una vez que reciba esta invitación, tendrá que registrarse en CSP. Por último, deberá fusionar su actual cuenta y la nueva con los datos de Airbus. Hay una opción en el menú Admin para solicitar a Coupa que fusione ambas cuentas en la misma cuenta de CSP. 
Si mi empresa no tiene un CIF o está exenta de IVA, ¿cómo debo rellenar el campo CIF requerido durante la creación de la entidad jurídica? En este caso, debe marcar la casilla "Deseo utilizar este número de identificación fiscal local".  A continuación, podrá introducir cualquier número de registro que su empresa pueda tener. Por ejemplo, si su empresa tiene su sede en Francia, puede introducir el código SIRET.
 ¿Qué es exactamente un D.U.N.S. ID?
 ¿Es necesario para Click n'Buy?
 ¿Dónde podemos encontrarlo?
D.U.N.S. significa sistema de numeración universal de datos. D.U.N.S. ID es un número de identificación único y es información opcional. Se proporciona cuando se registra en DUN & Brandstreet (D&B®). El D.U.N.S. ID se utiliza para ayudar a predecir la fiabilidad y/o estabilidad financiera de la empresa en cuestión. 

E-Invoicing

Pregunta Respuesta
¿Cómo puedo crear una factura sin un pedido?  En este caso, tendrá que hablar con su contacto de Airbus para obtener un pedido válido de Airbus. Por favor, no envíe facturas en papel hasta que haya recibido un pedido válido de Airbus.
Una vez que el CSP esté implementado, ¿tengo que enviar también una copia impresa de la factura por correo? No. La factura conforme a la ley se generará automáticamente en el CSP en su nombre. No debe enviar la misma factura por correo.
¿Dónde pueden introducirse los comentarios o anexos de las facturas?
Por ejemplo, un informe de aceptación, un número de nota de entrega, la lista de horas dedicadas (a veces requeridas como recibos), etc.
Los anexos y comentarios pueden adjuntarse a la factura, siempre y cuando usted se encuentre dentro del "marco" acordado contractualmente.
Al crear la factura, encontrará un campo donde podrá adjuntar documentos. Sin embargo, no puede adjuntar una factura como archivo PDF o de imagen, ya que sólo la factura creada en Coupa cumplirá con los requisitos legales de Airbus.
Ya he enviado nuestras facturas a través de AirSupply. ¿Por qué debería usar el CSP además? AirSupply se utiliza sólo para materiales directos, mientras que Coupa se utiliza para materiales y servicios indirectos.
¿Necesito cargar facturas generadas por mi organización? No. Coupa generará una factura conforme a la ley basada en los campos rellenados por usted en el CSP para la factura. Airbus no procesará la factura física (por ejemplo, un PDF) de su organización.
¿Qué sucede si la cantidad que quiero facturar es diferente a la cantidad del pedido? Por ejemplo, ¿el pedido es, digamos, de 600 y deseo facturar 200 por cada 3 meses? Esto es posible. Puede facturar parcialmente si sólo ha entregado una parte de las mercancías o servicios que se le han pedido. Por lo tanto, si en este caso la factura es de 200 cada mes, es necesario  cambiar la cantidad a 200 en el momento de la creación de la factura. Haga lo mismo en los dos meses siguientes.
Si el pedido contiene un pedido anual y se desea facturar mensualmente, se puede aplicar este mismo principio. No obstante, en este caso le recomendamos que le pida a su solicitante que haga un pedido por mes.
Por último, si se desea facturar un determinado porcentaje de una partida individual, es necesario convertir el porcentaje en la cantidad o el importe indicado en esta partida individual.
¿Existe alguna verificación de control para no facturar dos veces la misma línea de un pedido determinado? Se puede facturar la misma línea de Órdenes de Compra varias veces en caso de facturación parcial. Sólo se puede facturar la cantidad restante de una línea determinada.
¿Cómo puedo dividir los diferentes tipos de IVA entre un solo artículo del pedido? Póngase en contacto con su comprador de Airbus para comprobar si es posible dividir el pedido en función de los diferentes servicios, o puede crear facturas parciales de la misma línea de pedido, cada una de ellas con un tipo de IVA diferente.
¿Es posible presentar varias facturas al mismo tiempo o es necesario presentarlas una por una? En el CSP deben presentarse una por una.
¿Puedo descargar las facturas de forma masiva? ¿Existe la posibilidad de conectar el Portal Coupa con un sistema ERP? En el CSP usted puede exportar en masa todas sus facturas legales. Para más información, consulte el folleto 6.
Luego, dependiendo del volumen de las facturas, se podría implementar el canal cXML para conectar el Portal Coupa con un sistema ERP. Si está interesado en implementar cXML, póngase en contacto con supplier.clicknbuy@airbus.com o con el servicio de atención al cliente de Airbus.
 Si las facturas se crean en Coupa, ¿cómo podemos incluirlas en nuestro propio sistema (ERP)? Los datos de las facturas deben estar en primer lugar creados en su sistema interno. A continuación, deberá rellenar los datos correspondientes en Coupa. La única factura electrónica compatible con la factura será la creada en Coupa.
Si desea que la factura se cree automáticamente en su propio sistema y en Coupa, debe implementar el canal cXML.
¿Todos los demás canales de facturación serán "eliminados" si Coupa se convierte en obligatorio? El objetivo es cambiar progresivamente todos los canales de facturación para la adquisición indirecta a Coupa.
¿Cómo se gestionarán las facturas a la espera de que la entidad Airbus se habilite en Click n' Pay si se desconecta B-process? Una vez desconectado B-process, el proveedor debe enviar las facturas a través de CSP. Una opción alternativa es enviar la factura en papel, hasta que el CSP esté disponible.
¿La fecha de la factura en el CSP debe ser idéntica a la fecha en nuestro sistema ERP? Sí, la fecha de la factura debe ser idéntica tanto en su propio sistema como en el CSP.
Si una factura se refiere a varios pedidos, el mismo número de factura tiene que ser utilizado varias veces en CSP. No. Cada factura que usted cree en el CSP debe tener un número de factura único. En este caso, deberá facturar cada pedido por separado: una factura, un pedido.
¿Existe algún estándar a seguir en la entrega de números de facturas y notas de crédito, o se genera automáticamente para evitar conflictos? ¿Tenemos alguna alerta si el número de factura ya se ha utilizado? Cualquier factura y nota de crédito debe tener un número único. Este es el generado por su sistema ERP. Aparecerá un mensaje de error una vez que intente enviar una factura con un número que se haya utilizado anteriormente.
¿Habría una API disponible para descargar las facturas legales del CSP? No por el momento, pero esta funcionalidad se habilitará durante una futura versión del CSP. 
¿Puedo crear una factura con fecha de factura de más de 7 días en el pasado?  Puede crear una factura en CSP, pero si la fecha de la factura es superior a 7 días en el pasado, el sistema la impugnará automáticamente, sin la intervención del usuario de Airbus. A continuació n tendrá que crear una nota de crédito para cancelar la factura con la fecha incorrecta y luego crear una nueva factura dentro de la regla de tolerancia de facturas de 7 días.
Si somos una empresa basada en un país pero facturamos a veces con impuestos de IVA de otro país, ¿podríamos elegir el impuesto adecuado de IVA en CSP? Sí, si ha creado diferentes entidades legales en el CSP, deberá seleccionarlas en consecuencia al facturar para una entidad determinada.
¿Cómo lo hago si todos los pedidos se facturan a final de mes? Al crear una factura, sólo se puede seleccionar un pedido. Cada pedido debe facturarse por separado. Recuerde la regla de la factura de 7 días.
Si ya he realizado una factura parcial en un pedido en papel, ¿debemos facturar el saldo del pedido en CSP después de la entrada en servicio del sistema Coupa? Si se creó un pedido en Click n'Buy (Coupa), podrá facturar parcialmente el importe del pedido restante en CSP. Si el pedido fue creado fuera de Coupa, se requiere una factura en papel.
Si Airbus todavía no ha notifacado la recepción de los bienes/servicios, ¿impugnará Coupa la factura? No, la factura estará en el status "pendiente de aprobación" hasta que la recepción del pedido sea notificada.
Las razones por las que una factura puede estar en estado "pendiente de aprobación" son la falta de notificación de recepción del pedido o un fallo de tolerancia en el precio o los recargos.
¿Qué es el régimen especial del criterio de caja? ¿Cuándo se debe proporcionar? ¿Qué hay que incluir? El  régimen especial del criterio de caja se utiliza en las facturas francesas para seleccionar el tipo impositivo. Debe facilitarse al presentar las facturas a las entidades francesas de Airbus. Debe añadir "IVA en el pago" o dejarlo vacío si necesita "IVA en el débito". Por favor, consulte la guía CSP y el folleto n°5 en la página de Airbus.com para obtener más detalles.
Si tenemos gastos adicionales que añadir al pedido, o el valor del pedido difiere de la factura, ¿obtendremos un pedido corregido, o lo añadiremos como un coste misceláneo? En caso de que el importe del pedido no coincida con el importe de las facturas, póngase en contacto con el solicitante del pedido.
Si se impugna una factura, ¿podremos saber la(s) razón(es)?  Sí, deberá hacer clic en la pestaña Facturas y seleccionar Impugnada en los criterios de filtro. Se mostrarán todas sus facturas con el estado de impugnación. A continuación, podrá ver, para cada factura impugnada, el motivo de la impugnación y la acción a realizar, así como configurar una notificación por correo electrónico para las facturas impugnadas en las "Preferencias de notificación". Si necesita más información, consulte el folleto n°4 y/o vea el vídeo número 6 en la página de Airbus.com.
En caso de que desee ponerse en contacto con el gestor de una factura impugnada, póngase en contacto con su contacto actual en Airbus o con el solicitante del pedido, que puede encontrar en los detalles de dicho pedido.
¿Por qué mi factura ha sido auto impugnada? ¿Qué puedo hacer? Las facturas con discrepancias con el pedido, en moneda y/o unidad de medida, serán sistemáticamente impugnadas (devueltas al proveedor).
Para resolver la impugnación, deberá crear una Nota de Crédito contra la factura impugnada. Si necesita más información, consulte el folleto número 4 en la página de Airbus.com.
Si la fecha de pago ha vencido porque no se ha recibido la mercancía, ¿podemos saber el nuevo día de pago? Si ha enviado correctamente la factura correspondiente, la mercancía se pagará en la siguiente ejecución de pago, una vez recibida la mercancía.
¿Se puede impugnar una factura por no conformidad o por no haber finalizado el trabajo? Si el trabajo no se envía o no se termina, el recibo no será validado, por lo que la factura permanecerá en estado de aprobación pendiente.
Cuando se facturan los servicios, ¿dónde puedo especificar el período de prestación/servicio si es necesario? Al crear su factura, hay un campo llamado "Nota del Proveedor". Puede añadir esta información aquí.
Si está prestando un servicio de ingeniería, existe una herramienta llamada "Service Maestro" para gestionar este tipo de servicios. Por favor, póngase en contacto con su solicitante para obtener más información.

Pedidos

Pregunta Respuesta
¿Cuándo empezaré a recibir pedidos provenientes de Coupa? Consulte la hoja de ruta incluida en la guía CSP y, en caso de duda, póngase en contacto con su contacto de Airbus.
¿Recibiré los pedidos por correo electrónico como lo hacemos actualmente? Sí, los pedidos creados en Click n Buy (Coupa) se le enviarán por correo electrónico. En el futuro existe la opción de obtener los pedidos automáticamente a través de su sistema, si está integrado con Coupa mediante cXML. Si está interesado, póngase en contacto con supplier.clicknbuy@airbus.com o con el servicio de atención al cliente de Airbus. 
¿Qué pasa si el pedido es incorrecto? ¿Cómo lo puedo corregir? Para ello, póngase en contacto con la persona de Airbus que solicitó el pedido. Esta persona podrá modificar el pedido.
¿Cómo recibo pedidos si aún no he configurado una cuenta en CSP?  Como parte de Click n'Order, usted ya debería haber recibido pedidos de Coupa por correo electrónico.  El registro en CSP le permite, junto con otras opciones, ver los pedidos ya recibidos por correo electrónico y también facturar sus pedidos.
¿Los pedidos de AirSupply también se tratan en Coupa? No. AirSupply debe utilizarse para materiales directos y Coupa para materiales y servicios indirectos (Compras Generales).
¿Qué sucede con los pedidos ya recibidos a través de Click n' Buy? Una vez Live en Click n'Pay (e-invoicing), podrá enviar facturas a través de CSP para todos los pedidos entregados por Click n'Buy (Coupa). Lo mismo se aplica a los pedidos que han sido enviados desde Coupa antes de la fecha de puesta en marcha de Clickn'Pay.
¿Todos los pedidos no facturados y anteriores a nuestro registro se incluirán en el CSP? Sólo los pedidos enviados desde Click n Buy (Coupa) son elegibles para la facturación electrónica a través de CSP y se incluirán en el portal, incluso si esos pedidos fueron enviados antes de que se registrara en CSP.
Consulte la hoja de ruta de despliegue en la página de Airbus.com y/o pregunte a su contacto de Airbus para obtener más información sobre las entidades de Airbus que ya utilizan Click n'Buy.
Para los pedidos actuales no creados por Clickn'Buy, ¿cómo envío las facturas? Si está utilizando B-Process, puede utilizarlo hasta finales de junio de 2018. Después de eso, pasará a través del papel. Si utiliza el EDI clásico, puede seguir utilizándolo hasta nuevo aviso.
 ¿Qué dirección aparecerá en los pedidos, la dirección de la entidad jurídica o la dirección mencionada en el perfil?  La dirección de la entidad jurídica es la que aparecerá en el pedido. Todas las direcciones mostradas en el pedido se toman de los sistemas internos de Airbus, por lo que corresponderán a las que usted definió en su contrato con el solicitante.
Las direcciones definidas en el CSP sólo se tendrán en cuenta para crear la factura.
 ¿Cómo puedo saber si la mercancía ha sido recibida?  En la pestaña Pedidos, si hace clic en Líneas de pedido, puede crear una vista que contenga el campo Recibido. Si visualiza esta vista, podrá ver qué líneas del pedido tienen la entrada de mercancías notificada.
Si mi empresa tiene varias entidades, ¿podremos identificar las órdenes que pertenecen a cada entidad sin analizarlas una por una? Sí, tendrá que ir a la pestaña Admin. Para cada usuario, puede seleccionar los clientes a los que tienen acceso. Incluso si el cliente es el mismo, si las diferentes entidades se identifican como proveedores diferentes con una cuenta combinada, tendrá una línea de cliente por entidad.
¿Pueden los prestadores de servicios crear también catálogos o están destinados únicamente a las mercancías físicas?  Los catálogos pueden crearse tanto para mercancías como para servicios.

Funcionalidades

Pregunta Respuesta
¿Hay algún costo por usar este programa?  No, CSP es una herramienta gratuita para los proveedores. Se puede acceder a él a través de cualquier navegador web (por ejemplo, Internet Explorer, Chrome, Safari).
 Cuando tenemos una notificación en el CSP, ¿también recibimos la notificación por correo electrónico? Sólo si ha seleccionado esta opción en el menú de administración de CSP. Por favor, consulte la guía CSP en la página de Airbus.com para más información. 
 ¿Existe un rastro de correos electrónicos enviados para la corrección de pedidos en la herramienta COUPA? Si los comentarios están incluidos en la herramienta CSP, habrá una pista, de lo contrario la pista no estará disponible.

Soporte

Pregunta Respuesta
¿Desea información o está interesado en la solución Machine to Machine (cXML) para la facturación electrónica? Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente:
-  Correo electrónico: support.customercare@airbus.com (24/7
-  telefónico: +33 1 57 32 48 95  - Opción 3 para Click n'Buy (de lunes a viernes, en horario comercial CE(S)T)
¿Se ha respondido a su pregunta? Si no es así, por favor 1) consulte las guías y vídeos de CSP en la página de Airbus.com, 2) póngase en contacto con su contacto de Airbus 3) póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Airbus 4) envíe un correo electrónico a supplier.clicknbuy@airbus.com

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